Responsable Évènementiel

Nous recherchons quelqu’un ayant déjà évolué dans des environnements événementiels particulièrement exigeants : luxe, mode, horlogerie, automobile premium, sport, spectacle, grandes salles, grandes conférences ou productions événementielles internationales.

Tu pars d’une page blanche. Pour chaque événement, tu dois commencer par comprendre :

• Qui sont nos invités et pourquoi viennent-ils ?
• Que doivent-ils apprendre ?
• Qui doivent-ils rencontrer ?
• Que doivent-ils ressentir ?
• Que doivent-ils raconter en repartant ?

À partir de là, tu construis l’expérience :

• Lieu
• Concept
• Scénographie
• Parcours
• Accueil
• Programmation
• Conférences
• Ateliers
• Networking
• Animations
• Food & beverage
• Musique
• Son
• Lumière
• Décoration
• Mobilier
• Signalétique
• Branding
• Cadeaux
• Surprises
• Transitions

Et tous les détails invisibles qui transforment une organisation correcte en une expérience exceptionnelle.

L’expérience commence avant même que l’invité franchisse la porte. Tu dois penser l’événement depuis son point de vue : il reçoit son invitation, découvre le lieu, arrive, cherche l’entrée, est accueilli, dépose ses affaires, découvre l’espace, rencontre les premières personnes, comprend où aller, découvre la première expérience, puis la suivante.

Nous voulons aller beaucoup plus loin qu’un simple planning. Nous voulons construire une véritable courbe d’expérience :

• À quel moment créer de l’énergie ?
• À quel moment ralentir ?
• Quand provoquer une rencontre ?
• Quand surprendre ?
• Quand transmettre du contenu ?
• Quand créer un moment spectaculaire ?
• Quand laisser respirer l’événement ?

Tu travailleras le déroulé comme une production. Musique, lumière, interventions, vidéos, transitions, prises de parole, restauration et animations doivent participer à une même histoire. Tu dois savoir contrôler le rythme d’une salle.

Nous voulons qu’un client puisse entrer dans un événement et comprendre qu’il est chez ULTRA avant même de voir notre logo.

La marque doit pouvoir être ressentie : visuellement, par le son, la lumière, les matières, l’accueil, la musique, l’ambiance, et lorsque c’est pertinent, jusque dans l’identité olfactive.

Tu travailleras avec les équipes créatives pour développer progressivement des codes reconnaissables d’un événement ULTRA à l’autre. Notre objectif : créer une véritable signature événementielle ULTRA.

Tu possèdes un vrai goût. Tu comprends les volumes, les matières, les couleurs, la lumière et la scénographie. Tu sais regarder un espace vide et imaginer ce qu’il pourrait devenir.

Tu es capable de challenger une proposition parce qu’un mobilier ne fonctionne pas, qu’un éclairage détruit l’ambiance, qu’une signalétique manque d’élégance ou qu’un élément de décoration n’est pas cohérent avec notre identité.

Avoir du goût ne suffit pas. Tu dois savoir produire.

Pour chaque événement, tu construiras un véritable dossier de production comprenant notamment : concept créatif, cahier des charges, plans, parcours invités, planning général, rétroplanning, conducteur minute par minute, responsabilités, prestataires, besoins techniques, scénographie, sécurité, logistique, budget, plans B et procédures opérationnelles.

Chaque personne impliquée doit savoir où elle doit être, à quelle heure, avec qui, pour faire quoi et avec quel niveau d’exigence.

Tu seras la personne responsable de l’événement. Autour de toi pourront intervenir : chef de projet, coordinateurs, production, régisseurs, techniciens, accueil, sécurité, photographes, vidéastes, traiteurs, scénographes, décorateurs, artistes, chauffeurs et différents prestataires.

Tu dois être capable de construire cette équipe, de déléguer et de manager. Nous pourrons mettre des profils opérationnels à tes côtés pour exécuter les recherches, récupérer des devis, contacter les fournisseurs ou effectuer certaines tâches logistiques.

Mais la vision, le standard et la responsabilité finale t’appartiennent.

C’est un élément important du poste. Nous recherchons quelqu’un qui connaît déjà le marché événementiel français, particulièrement parisien. Tu as déjà travaillé avec des prestataires et tu sais qui appeler.

• Lieux
• Production
• Son
• Lumière
• Scénographie
• Mobilier
• Décoration
• Sécurité
• Accueil
• Traiteurs
• Régisseurs
• Audiovisuel
• Animations
• Photographes
• Vidéastes
• Artistes
• Transport
• Logistique

Créer une expérience exceptionnelle ne signifie pas dépenser sans réfléchir. Tu dois savoir obtenir énormément d’impact avec un budget donné. Tu compares les devis, tu négocies, tu identifies ce qui mérite réellement l’investissement.

Tu sais où dépenser 20 000 € supplémentaires peut transformer l’expérience et où une dépense n’apporte quasiment aucune valeur à l’invité. Chaque événement doit avoir son budget prévisionnel, son suivi et son bilan final.

Un excellent responsable événementiel pense constamment : « Qu’est-ce qui peut mal se passer ? »

• Retard
• Pluie
• Panne technique
• Intervenant absent
• Prestataire en retard
• Problème de transport
• File d’attente
• Manque de nourriture
• Saturation d’un espace
• Modification de dernière minute

Tu construis les scénarios alternatifs avant l’événement. Le jour J, un invité ne doit quasiment jamais ressentir les problèmes rencontrés en coulisses.

ULTRA organise des événements régulièrement. Nous ne voulons pas reconstruire notre organisation à partir de zéro chaque mois. Tu vas progressivement créer l’Event Operating System d’ULTRA :

• Templates et checklists
• Budgets et conducteurs
• Bases prestataires
• Cahiers des charges
• Standards de marque
• Plans de salle
• Procédures d’accueil
• Process de montage et démontage
• Plans de secours
• Débriefs
• Bibliothèque des concepts et expériences déjà testés

Chaque événement doit permettre au suivant d’être encore meilleur.

Tu peux passer d’une réflexion sur l’émotion ressentie par un invité à la vérification d’un conducteur opérationnel de plusieurs dizaines de lignes.

• Tu possèdes un vrai sens esthétique
• Tu es obsédé(e) par les détails qui changent une expérience
• Tu sais manager des équipes
• Tu sais gérer des prestataires
• Tu sais travailler sous pression
• Tu sais décider rapidement
• Tu sais présenter une vision
• Tu sais construire un budget
• Tu sais transformer une idée en plan d’exécution

Et surtout : tu as déjà fait ce métier à un niveau exigeant.

Une expérience significative en événementiel premium, luxe ou grande production est indispensable. Nous regarderons avec beaucoup d’intérêt les profils ayant travaillé sur :

• Des événements de maisons de luxe ou de haute couture
• Des expériences de haute horlogerie
• Des lancements automobiles premium
• Des événements sportifs majeurs
• Des Fashion Weeks
• Des concerts et spectacles
• De grandes salles et arenas
• Des conférences premium
• Des événements corporate internationaux
• Des rassemblements entrepreneuriaux de grande ampleur

Nous recherchons une personne ayant déjà organisé des événements en France et disposant d’un réseau de prestataires directement mobilisable.

Montre-nous ce que tu as fait.

Envoie-nous une sélection de 3 à 5 événements significatifs sur lesquels tu as travaillé. Pour chacun :

1. 01Le contexte
2. 02Ton rôle exact
3. 03Le nombre d’invités
4. 04Le niveau de budget dont tu avais la responsabilité
5. 05Ce que tu as personnellement imaginé ou piloté
6. 06Les principaux défis rencontrés
7. 07Des photos ou vidéos lorsque c’est possible

Nous ne mesurerons pas uniquement ta réussite au fait que l’événement se soit déroulé sans accroc. Nous regarderons :

1. 01La satisfaction des participants
2. 02La fluidité du parcours invité
3. 03Le respect du budget
4. 04La qualité d’exécution et la maîtrise du planning
5. 05La fiabilité des prestataires
6. 06La capacité à anticiper les problèmes
7. 07La qualité des retours clients
8. 08La capacité à renouveler les expériences et à élever le niveau de chaque événement

Mais il restera un indicateur particulièrement important : est-ce que les gens repartent en ayant vécu quelque chose qu’ils n’auraient pas pu vivre ailleurs ?

Nous voulons qu’à terme, lorsqu’un client reçoit une invitation ULTRA, il sache qu’il va vivre quelque chose. Pas simplement assister à une conférence. Pas simplement rencontrer d’autres entrepreneurs. Vivre une expérience ULTRA : identifiable, pensée dans les moindres détails, qui mélange business, rencontres, apprentissage, émotion et spectacle.